Like a pro: laat je data tot leven komen met TJ’s tips
Tip 1. Kom ter zake
Data: je kan er alles mee. De hamvraag is: wat wil je ermee? Bedenk welke vraag je wil beantwoorden of welk probleem je wil oplossen. Stel jezelf daarna de vraag: wat is mijn boodschap en wie is mijn ontvanger? TJ: “Begin met de essentie. Breng je beste inzichten meteen in het begin. Bij het verzamelen en visualiseren van data is het belangrijk dat je niet alleen achteruit, maar ook vooruitkijkt.”
Tip 2. Visualiseer
Een beeld zegt meer dan duizend woorden, of in dit geval: cijfers. Door data te visualiseren, deel je jouw informatie op een aantrekkelijke, eenvoudige en effectieve manier. Funfact: we nemen visuele informatie 60.000 keer sneller op dan tekst. De grootste valkuil is volgens TJ om te visualiseren naar eigen voorkeur. “Niet iedereen vindt hetzelfde prettig. Denk goed na over de keuze in bijvoorbeeld subtiele of felle kleuren.”
Tip 3. Personaliseer
We worden constant met cijfers bekogeld. Voor sommigen kan het overweldigend zijn om de cijfers, figuren en statistieken te begrijpen. We kunnen niet allemaal even ‘data-savvy’ zijn als TJ. Precies daarom is het zo belangrijk dat jij weet hoe je jouw collega’s uitlegt wat die cijfers en conclusies voor hen betekenen. TJ: “Het inschatten van publiek is lastig. Onthoud: voor iemand die visueel is ingesteld werkt het beter om een grafiek te laten zien. Een tabel werkt beter bij iemand die de data wil gebruiken, bijvoorbeeld als naslagwerk of voor andere inzichten.”
Tip 4. Keep it simple
Niet iedereen is even geïnteresseerd in ingewikkelde tabellen en cijfertjes. Help hen door je op een eenvoudige manier je data te tonen. Less is in dit geval écht more. Hoe meer informatie je publiek ziet, hoe meer ze vergeten. En hoe meer ze vergeten, hoe minder ze onthouden. TJ: “De gemiddelde luisteraar onthoudt drie dingen van je presentatie, als ze het minimaal drie keer horen. Laat je key findings dus een aantal keer terugkomen.” Niet alle data zijn dus even belangrijk, aldus TJ. Dus, kill your darlings? “Ik houd mijn eigen darlings. Ik geef gebruikers de datasets die voor hen relevant zijn en houdt alles voor hen achter de hand, als naslagwerk of voor meer inzichten.”
Tip 5: Just do it
Of je nu net zoals TJ dashboards op wil maken in Excel, PowerBI en Salesforce. Of ervoor wil zorgen dat iedereen in jouw organisatie optimaal van alle informatiestromen kan profiteren. Of gewoon andere mensen wil helpen keuzes maken door een cijfermatige onderbouwing te geven. “Je leert met data omgaan door het te doen, te vallen en weer op te staan. Creëer bijvoorbeeld een routine, zodat je ook zonder uitleg en legenda jezelf de weg wijs kan maken.”
De zelfbenoemd dataprofeet geeft ons nog één laatste tip. “Blijf bij jezelf. Je kan je best doen om met cijfers aan de slag te gaan, maar als het je niet ligt en je er geen energie van krijgt dan kan je er beter niet je werk van maken. Het moet geen energievreter zijn, maar een energiegever.”