TPS BV en TPS Flex (hierna: TPS) vindt de privacy van jou als kandidaat, flexwerker, werknemer, opdrachtgever en websitebezoeker erg belangrijk. Wij zullen jouw gegevens dan ook op een veilige manier verwerken en gebruiken, geheel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring leggen wij aan je uit welke gegevens wij van je verzamelen en waarom we dit doen. Ook kun je lezen wat jouw rechten met betrekking tot deze verwerking zijn. Voor vragen over je privacy mag je contact opnemen met privacy@tpsgroep.nl.
Artikel 1: Wie zijn wij?
TPS is een BV, gevestigd te (1033 SC) Amsterdam aan de Kraanspoor 37. Wij staan ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder de nummers 29046687 en 57239436. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.
Artikel 2: Welke gegevens gebruiken wij?
Hier kun je een overzicht vinden van de gegevens die wij van je verwerken, waarom we dit doen, welke juridische grondslag wij hebben om deze gegevens van je te mogen verwerken en hoe lang wij deze gegevens zullen bewaren.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij komen graag met jou in contact om te communiceren over de dienstverlening van TPS en om jouw interesse in een baan en onze mogelijkheden te bespreken.
Wanneer jij bij ons in dienst treedt, verwerken wij gegevens van jou om een pre-employment screening uit te voeren voor onze opdrachtgevers, om een werkrelatie met jou aan te gaan en deze goed te onderhouden, jouw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en voor kwaliteitsdoeleinden.
Wanneer jij solliciteert via onze website verwerken wij jouw naw-gegevens, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, opleidingsachtergrond en andere gegevens die van belang zijn voor het solliciteren op onze vacature. Hierbij kun je denken aan de gegevens die jij op je curriculum vitae noemt. In de sollicitatieprocedure geef jij je expliciete toestemming om deze gegevens van jou te verwerken. Zonder deze gegevens kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen. Met deze gegevens kunnen wij met jou in contact komen om de vacature waarop jij hebt gesolliciteerd, of een toekomstige vacature, te bespreken en beoordelen of jij geschikt bent voor TPS en onze opdrachtgevers. Wanneer wij jou geschikt vinden leggen wij jouw sollicitatie, met bijbehorende gegevens die jij hebt verstrekt, dan ook voor aan onze opdrachtgever. Wij bewaren deze gegevens in ons systeem om jou ook voor een toekomstige functie te kunnen benaderen, totdat jij aangeeft uit ons systeem verwijderd te willen worden.
Wanneer jij door de sollicitatieprocedure heen bent en wij een werkrelatie met jou aangaan, verwerken wij jouw NAW-gegevens, telefoonnummer, geboortedatum, geboorteplaats, e-mailadres, BSN, IBAN, opleiding en diploma’s, rijbewijs, vorige werkgevers, referenties, geslacht, pensioendeelname en eventueel pasfoto. Wij hebben deze gegevens nodig inzake het sluiten van onze arbeidsovereenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet aangaan omdat wij jou bijvoorbeeld niet kunnen aanmelden voor benodigde certificering en jouw salaris niet kunnen uitbetalen. Tevens maken wij vanuit een wettelijke verplichting een kopie van jouw geldige ID of paspoort en vragen wij jou om een loonbelastingverklaring. Wij bewaren deze gegevens tot 7 jaar nadat jij uit dienst bent in onze administratie.
Om de overeenkomst met onze opdrachtgevers te onderhouden en na te komen verwerken wij jouw NAW-gegevens, telefoonnummer, zakelijk e-mailadres, woonplaats, BSN, paspoortgegevens, referenties vorige werkgevers en gegevens die voortvloeien uit een Verklaring Omtrent Gedrag. Wij hebben deze gegevens nodig om jou te kunnen plaatsen bij een van onze opdrachtgevers en verwerken deze gegevens omwille van uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens tot 7 jaar in jouw personeelsdossier nadat jij uit dienst bent getreden.
Voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid verwerken wij jouw NAW-gegevens, zakelijk e-mailadres, geslacht, telefoonnummer, geboortedatum, geboorteplaats en BSN. Deze gegevens hebben wij nodig om jou de juiste training en opleiding te kunnen bieden. Jij hebt hier in onze gesloten opleidingsovereenkomst expliciete toestemming toe gegeven. Wij verstrekken deze gegevens aan de organisaties bij wie jij deze opleiding gaat volgen en zijn aan hun bewaartermijnen gebonden. Wij sluiten een verwerkersovereenkomst met deze partijen om jouw privacy optimaal te waarborgen.
Voor facturatie en onze financiële administratie verwerken wij jouw naw-gegevens, personeelsnummer en aantal gewerkte uren. Tevens verwerken we jouw telefoonnummer, zakelijk e-mailadres, geboortedatum, geslacht en IBAN nummer. Zonder deze gegevens kunnen wij jou niet verlonen. Voor onze salarisadministratie verwerken wij ook enkele gegevens van jou. Zo komen op jouw loonstrook jouw NAW-gegevens, geboortedatum, BSN, IBAN, personeelsnummer, kenteken, loon, gewerkte uren en pensioenpremies te staan. Wij hebben deze gegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst. 7 jaar na jouw uitdiensttreding zullen wij deze gegevens verwijderen.
TPS heeft een commercieel belang om enkele persoonsgegevens van jou te gebruiken voor onze marketingdoeleinden. Wij gebruiken jouw naam, woonplaats, zakelijke e-mail, geboortedatum en foto’s of ander beeldmateriaal voor het versturen van onze wekelijkse nieuwsbrief. Wij gebruiken deze gegevens enkel zo lang jij een geldige arbeidsovereenkomst met ons hebt gesloten.
Om deze website mogelijk te maken en te optimaliseren gebruiken wij analytics diensten. Wij hebben een commercieel belang om je surfgedrag en daarmee samenhangende gegevens te gebruiken om onze service te analyseren en waar nodig te verbeteren. Wij zullen jouw gebruik van onze website tracken met Google Analytics en zijn hierbij aan de bewaartermijnen van Google gebonden.
Wanneer jij contact met ons op wilt nemen, verwerken wij jouw volledige naam, telefoonnummer, e-mailadres en inhoud van je bericht. Deze gegevens worden automatisch zichtbaar voor ons met het verzenden van het contactformulier. Wij zullen met jouw expliciete toestemming 1 jaar bewaren, tenzij wij een verdere relatie met jou aangaan op basis van ons gesprek.
Als jouw werkgever zijnde, melden wij jou aan bij een pensioenfonds. Wij verwerken hiervoor jouw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mail, geslacht, geboortedatum, BSN, burgerlijke staat en benodigde gegevens van jouw eventuele partner en/of kind(eren). Zonder deze gegevens kan jouw pensioen niet correct worden toegepast. Wij versturen deze gegevens naar onze partner en zijn gebonden aan de bewaartermijnen van de uitvoerder.
Wanneer jij tijdelijk niet meer voor ons kunt werken, bijvoorbeeld wanneer jij ziek bent of met zwangerschapsverlof gaat, melden wij jou tevens aan bij het UWV of verzuimverzekeraar. Wij gebruiken hiervoor gegevens als jouw naam, BSN en uitgerekende datum bij zwangerschap. Wij hebben deze gegevens nodig om een ziektemelding te maken of zwangerschapsverlof voor jou aan te vragen. Wij sturen deze gegevens door naar het UWV en zijn aan hun bewaartermijnen gebonden.
Wij verwerken voor het verstrekken van informatie over onze dienstverlening, het onderhouden van onze zakelijke relaties en het sluiten van opdrachtovereenkomsten de naam, contactgegevens en functie van jou als opdrachtgever, evenals jouw zakelijke e-mailadres en telefoonnummer. Wij bewaren deze gegevens tot 7 jaar nadat onze opdrachtovereenkomst is beëindigd.
Mocht jij onverhoopt een klacht hebben over onze dienstverlening, zullen wij je naam, e-mail, telefoonnummer en de inhoud van deze klacht verwerken om tot een zo goed mogelijke oplossing voor je te kunnen komen. Deze gegevens gebruiken wij voor een optimale uitvoering van onze overeenkomst. Wij zullen gegevens met betrekking tot afgehandelde klachten bewaren zo lang onze overeenkomst van kracht is.
Artikel 3: Hoe verkrijgen wij deze gegevens?
Bovenstaande gegevens hebben wij verkregen, omdat jij deze gegevens als sollicitant, kandidaat, werknemer, opdrachtgever, websitebezoeker of andere relatie aan ons hebt verstrekt. Daarnaast verkrijgen wij enkele gegevens over jouw prestaties van onze opdrachtgevers, jouw voormalige werkgevers en uit een Verklaring Omtrent Gedrag.
Wij hebben jouw gegevens daarnaast verzameld via platformen als LinkedIn, Monsterboard en via andere connecties en publieke middelen die ons met elkaar in contact hebben gebracht. Jij hebt deze gegevens zelf gepubliceerd. Wanneer uit deze openbare profielen blijkt dat jij open staat voor nieuwe functies, kunnen wij jou benaderen of jij interesse hebt om je bij TPS in te schrijven conform onze voorwaarden. Wij zullen jou direct uit ons bestand met potentiele kandidaten verwijderen wanneer jij aangeeft geen interesse te hebben of niet meer door ons benaderd wilt worden.
Artikel 4: Welke rechten heb jij met betrekking tot deze gegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft jou een aantal rechten gegeven met betrekking tot de persoonsgegevens die je door ons hebt laten verwerken.
1. Inzage - Je kunt te allen tijde een verzoek doen bij TPS om jouw gegevens in te zien.
2. Wijziging - Als je op basis van inzage je gegevens aan wilt laten passen, laten verbeteren, aanvullen, afschermen of verwijderen, kun je hiertoe een verzoek indienen. In jouw persoonlijke account als werknemer kun jij zelf ook een aantal van je gegevens wijzigen, waaronder je naw-gegevens, geboortedatum en foto.
3. Bezwaar - Tegen de verwerking van jouw gegevens met als juridische grondslag het gerechtvaardigd belang van TPS, kun jij bezwaar maken.
4. Gegevensoverdracht - Mocht jij je gegevens bij een andere aanbieder onder willen brengen, zal TPS gegevens verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm die door gangbare digitale systemen te openen is.
5. Geautomatiseerde verwerking - Jij mag ons altijd jouw standpunt over een geautomatiseerd besluit van TPS laten weten en dit besluit door een derde persoon laten heroverwegen.
6. Intrekking - Wanneer wij gegevens hebben verwerkt op basis van jouw expliciete toestemming, heb jij het recht deze toestemming in te trekken. Dit kan wel gevolgen hebben voor de diensten die wij je kunnen leveren.
Om gebruik te maken van jouw rechten kun je een verzoek sturen naar privacy@tpsgroep.nl. Wij zullen je verzoek zorgvuldig en zo snel mogelijk beoordelen. Wanneer wij niet aan je verzoek kunnen voldoen, zullen wij je laten weten waarom wij jouw verzoek afwijzen.
Artikel 5: Wie ontvangen jouw gegevens?
TPS zal jouw gegevens niet verstrekken aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of vanuit een wettelijke verplichting vereist is. Jouw gegevens kunnen voor uitvoering van de overeenkomst worden doorgegeven aan verwerkers, partijen die betrokken zijn bij onze overeenkomst, zoals opdrachtgevers, en externe adviseurs. Wij zullen met deze derde partijen een verwerkersovereenkomst afsluiten om jouw privacy optimaal te beschermen.
Wij zullen jouw gegevens te allen tijde adequaat beveiligen tegen onrechtmatig gebruik van derden door middel van beveiligings- en technologische maatregelen en zullen jouw gegevens niet doorverkopen.
Artikel 6: Geautomatiseerde besluitvorming
TPS kan gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming op basis van door jou verstrekte gegevens. Het is daardoor mogelijk dat een deel van onze diensten niet voor jou beschikbaar is of jouw sollicitatie niet verder zal worden verwerkt.
Wanneer jij online solliciteert, zal jouw sollicitatie automatisch worden opgenomen in ons systeem. Wij zullen deze gegevens voor toekomstige vacatures bewaren. Hierdoor kan het zijn dat jij door ons wordt gebeld wanneer wij een passende vacature voor je hebben gevonden.
Artikel 7: Cookies
Cookies zijn kleine stukjes informatie die bij het bezoek van onze website worden meegestuurd aan je browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van het apparaat waarmee je onze website bezoekt worden opgeslagen. Deze cookies zullen jouw apparaten niet beschadigen.
Artikel 8: Slotbepalingen
Wij raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, omdat wij wijzigingen in ons beleid kunnen aanbrengen. Als je vragen hebt over deze verklaring of de wijze waarop wij je gegevens gebruiken, kun je een e-mail sturen naar privacy@tpsgroep.nl. Als je een klacht hebt over de manier waarop wij met je gegevens omgaan kun je ons dat ook laten weten. Daarnaast kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
