Het TPS-team fixt challenges in de zorg

Ze werkt al bijna vijf jaar bij TPS en er was “never a dull moment”. Na een tijd als recruiter gewerkt te hebben, maakt Charlotte de overstap naar accountmanagement. Tegenwoordig zet ze ook haar tanden in flexibele werkstromen. TPS helpt zorginstellingen en -verzekeraars door oplossingen te bieden die verder gaan dan het plaatsen van mensen. “TPS is meer dan een detacheerder. We kunnen met een projectteam hele werkstromen oppakken, maar bijvoorbeeld ook bestaande processen innoveren. We denken graag met de opdrachtgever mee over de beste oplossing.”

BEST CASE SCENARIO

Ze wordt met regelmaat gebeld door teammanagers die een piek in werkdruk ervaren. Een tijdelijke hoge werkvoorraad of personeelstekort, Charlotte deinst nergens voor terug. “Eigenlijk kun je mij voor alles bellen. Van administratieve processen tot aan bedrijfsprocessen, TPS kan vaak meer betekenen dan je denkt. Samen vinden we de oplossing voor de uitdaging.” Zo nam Charlotte een halfjaar geleden ook een case van Zilveren Kruis aan. Inmiddels heeft Zilveren Kruis een heel team van TPS’ers dat zich focust op de Wet Langdurige Zorg (WLZ).

Charlotte geeft ons een snelcursus over de WLZ. Binnen deze wet komt een zorgbehoevende voor een keuze te staan: zorg ontvangen of je eigen zorg inkopen. Om je eigen zorg in te kopen, heb je een persoonsgebonden budget (pgb) nodig, maar hier moet je wel voor in aanmerking komen. Als operationeelmanager faciliteert Charlotte de TPS’ers die contact opnemen met de budgethouders. Hierbij zijn er twee rollen: die van planner en die van consulent. De planners krijgen nieuwe aanvragen binnen en plannen een afspraak in voor een bewuste keuzegesprek (bkg). De consulenten voeren vervolgens het gesprek met de klant. “Dit gesprek bestaat uit een aantal delen. De TPS-consulent brengt eerst samen met de klant de zorgsituatie in kaart. Vervolgens doorloopt hij of zij het administratieve proces met de klant. Als laatste heeft de klant ruimte om vragen te stellen. Wanneer alle lichten op groen staan, wordt een pgb-aanvraag toegekend.”

INNOVATIEF, SNEL EN EFFICIËNT

Inmiddels zetten de TPS’ers de norm op de werkvloer. Na de komst van de taskforce van TPS volgt er ook op de afdeling bij Zilveren Kruis zichtbaar een shift in mentaliteit. “Onze professionals zijn snel ingewerkt, brengen positieve energie met zich mee en durven kritische vragen te stellen. Om uiteindelijk een efficiënte verandering in gang te zetten.” Ook Charlotte groeit in haar rol en heeft het naar haar zin op het werk. “Ik krijg energie van de teamdynamiek. Ik ben trots om te zien hoe de consulenten nu gesprekken voeren. De manier waarop ze de inhoud beheersen, omgaan met een moeilijke casus en elkaar vinden... Dit team staat als een huis.”

Dat geeft Charlotte de ruimte om zich te storten op het optimaliseren en verbeteren van processen, zowel op menselijk- als op werkniveau. “Wat ik belangrijk vind, is dat mensen de ruimte voelen om iets te bespreken. Wat vind je moeilijk, waar loop je tegenaan en hoe kunnen we dit als team doen?” En dan heeft ze het niet alleen over de professionals. “Hetzelfde verwacht ik van opdrachtgevers. Dat je echt een partnership hebt en met elkaar meedenkt. Door op een proactieve manier vooruit te denken houden we samen de klanten tevreden.”  

TEAMWORK

Charlotte vertelt over het vinden, binden en laten ontwikkelen van (jong) talent. “Onze professionals willen het verschil maken in de zorg, maar niet door bij een patiënt aan het bed te staan.” Als onderdeel van een tweejarig ontwikkeltraject leidt TPS zorgprofessionals op die aan de slag gaan in de zakelijke kant van de zorgsector. Met een hbo- of wo-diploma op zak leren de professionals ‘on the job’ wat een pgb-consulent doet.

En een pgb-consulent, dat word je niet zomaar. “Ik kreeg een proces te zien: je plant een gesprek, je voert het gesprek en rond het af. Ik dacht, dat gaat goedkomen.” Het proces bleek complexer te zijn dan Charlotte dacht. Er is bijvoorbeeld veel inhoudelijke kennis voor nodig. “Gelukkig groeit het zorgtraineeship met de professional mee. Als trainee begin je met het klantcontact en word je uiteindelijk expert op het gebied van langdurige zorg.”

De professionals van TPS hebben contact met veel verschillende partijen, zoals cliënten, zorgverzekeraars, zorginstellingen en bewindvoerders. “Dat maakt het voor hen heel relevant om met dit soort werkstromen aan de slag te gaan.” Zodoende ervaren TPS’ers meerdere processen bij meerdere opdrachtgevers. “Daarna gaan ze weer door met een andere uitdagende klus. Om binnen korte tijd veel zorgorganisaties vanbinnen te zien, is voor professionals de ultieme kickstart van hun carrière.”

WIN-WIN

Charlotte vindt niets leuker dan meedenken met managers die voor een uitdaging staan. Ze komt met oplossingen die veel verder gaan dan alleen de tijdelijke werkstroom overnemen. Ze richt zich namelijk graag op de lange termijn. Met een multi-inzetbaar team achter zich hoopt ze nog veel organisaties te kunnen helpen met verschillende uitdagingen. “Ik ben daarin echt de verbindende factor tussen het team en de opdrachtgevers. Ik vertaal bijvoorbeeld de gedachten van teammanagers naar de professionals op de werkvloer.”

Samen met haar team is ze in staat om in korte tijd een proces eigen te maken en tot een goed einde te brengen. “We kunnen processen zelf beheren en aanpassen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gemakkelijk op- en afschalen. Door onze kleinschaligheid zijn we flexibeler.” Dat zorgt in veel gevallen voor een win-winsituatie. Zo kunnen bedrijven hun klanten goed en op tijd bedienen en biedt het de trainees uit het TPS-projectteam the perfect start van hun carrière.